Su archivo documental, con respuestas que citan el folio exacto
Migramos su archivo desde gestores documentales y sistemas de búsqueda antiguos, que no tienen esta tecnología, a una plataforma con OCR y búsqueda por significado. Además, un agente de IA responde sus preguntas sobre los documentos citando la frase exacta, resaltada sobre el folio. Si la cita no se puede comprobar, la respuesta no sale.
El problema
Décadas de documentos que nadie encuentra a tiempo
Archivos escaneados sin texto, guardados en sistemas que ya no tienen soporte, donde solo se busca por carpeta. Y cuando una IA genérica responde sobre ellos, no hay cómo saber si la frase está en el documento o si la inventó.
- Encuentra el documento por sus metadatos, por palabras o por significado.
- Responde con citas que se comprueban carácter por carácter contra el documento.
- Lleva al folio y resalta la frase, para que usted lo compruebe con sus propios ojos.
- Respeta los permisos: cada persona solo ve, busca y pregunta sobre lo que le corresponde.
deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su radicación
✓ Verificada en el documentoVer en el folio →
Ilustrativo · documento y consulta de ejemplo
Cómo funciona
Tres promesas, tres mecanismos distintos
Cada promesa se cumple de una forma diferente, y le decimos con franqueza hasta dónde llega cada una.
El documento, por sus metadatos
Una consulta exacta en la base de datos sobre campos normalizados. La búsqueda por significado solo reordena los resultados: nunca trae un expediente vecino por parecido.
Cada cita, comprobada contra el texto
El agente responde con citas y el sistema las compara carácter por carácter con el documento. Si una cita no aparece tal cual, la respuesta no se muestra.
El texto, tan bueno como el OCR
Ningún OCR es perfecto. Por eso cada respuesta lleva al folio con la frase resaltada, y un sello indica si la frase se leyó tal cual de la imagen o si fue corregida.
Lo que medimos
La prueba de concepto encontró dónde falla el OCR
Medimos el OCR sobre un documento real del archivo. El texto regular sale casi perfecto; las citas legales en cursiva, justo la parte que debe ser literal, no. De ahí sale el diseño: corrección con IA donde hace falta, con controles fijos, y dos niveles de sello.
- Nivel A, siempre: la cita existe literalmente en el texto que recibió el agente.
- Nivel B, cuando aplica: la cita existe literalmente en lo que el OCR leyó de la imagen, es decir, en el documento.
Funciones
Del sistema heredado a un archivo que responde
Migración desde sistemas antiguos
Extrae documentos y metadatos de gestores documentales y sistemas de búsqueda que solo encuentran por carpeta o por nombre, con inventario y verificación de la copia. El original no se toca.
OCR y PDF archivístico
Convierte imágenes y formatos de oficina en PDF buscable, clasifica cada archivo y corrige con IA solo las páginas que lo necesitan.
Búsqueda en español
Por metadatos con filtros, por palabras (sin importar tildes) y por significado. La búsqueda por significado corre en un servidor propio: su archivo no sale para indexarse.
Permisos en cada consulta
La regla de permisos va en cada consulta a la base, no en la pantalla. Para quien no tiene acceso, el documento simplemente no existe: ni siquiera confirma que está ahí.
Visor que no entrega el PDF
Muestra cada folio como imagen con marca de agua y la frase citada resaltada. El archivo original no se descarga.
Agente con citas verificadas
Responde en lenguaje natural sobre los documentos que el usuario puede ver. Usted decide qué carpetas puede consultar el agente y cuáles quedan fuera.
Cómo migramos
Cinco pasos, empezando por un día en sitio
En un día con el servidor del cliente salimos con las tres cifras que permiten cotizar en firme: qué base de datos usa, cómo se ubica cada archivo y qué parte del archivo necesita OCR.
Día en sitio
Inventario del archivo y verificación de la copia.
Extracción
Documentos y metadatos, copiados sin tocar el original.
OCR y corrección
PDF buscable y corrección con IA donde hace falta.
Índice y permisos
Metadatos normalizados, búsqueda y permisos por carpeta.
Consulta
Buscador, visor y agente en manos de su equipo, con capacitación.
El antecedente
El mismo principio, probado en un archivo judicial
Antes de Citafolio construimos una plataforma para una licitación pública de digitalización de providencias judiciales: buscador por metadatos con filtros, visor con marca de agua, agente que cita y salta al folio, importación del inventario en Excel validada fila por fila y control de calidad por muestreo.
Preguntas frecuentes
Antes de migrar su archivo
Para entidades con archivos históricos, áreas jurídicas, firmas de abogados y de consultoría, y equipos de archivo y correspondencia.
En desarrollo La demostración funciona con búsqueda, permisos, visor y agente; la primera migración empieza con el día en sitio.
¿Tengo que pagar IA por cada documento?
No. La búsqueda, el visor con resaltado, el agente que cita y verifica, y el PDF buscable funcionan sin corrección con IA. La transcripción corregida se paga solo donde se necesita: medida con llamadas reales, cuesta alrededor de 5 centavos de dólar por página, o la mitad por lotes.
¿Mis documentos salen de mi infraestructura?
La plataforma se instala en sus servidores y la búsqueda por significado corre en un servidor propio. Para responder, el agente recibe solo los folios relevantes de las carpetas que usted autorizó.
¿Qué pasa si el OCR leyó mal una palabra?
Cada respuesta lleva al folio con la frase resaltada, y el sello de la cita indica si se leyó tal cual de la imagen o si fue corregida. La persona siempre puede comprobarlo.
¿Funciona con mi sistema actual?
La mayoría de los gestores documentales y sistemas de búsqueda antiguos guardan los archivos en disco y sus datos en una base de datos; con ellos la migración sigue el mismo camino, y el día en sitio lo confirma. A lo que ya tenía le sumamos lo que esos sistemas no traen: OCR, búsqueda por significado y un agente de IA que responde preguntas sobre su contenido.
Haga que su archivo responda, con la fuente a la vista
Agende una demostración y le mostramos la búsqueda, los permisos y el agente con documentos de ejemplo.